When I Work vs Deputy : quel logiciel de planning du personnel choisir en industrie ?

Organisation du travail, gestion des effectifs et planning des salariés en atelier CNC

Dans un atelier industriel, la performance ne dépend pas uniquement des machines.
Elle repose aussi sur une organisation du travail rigoureuse, un planning des salariés cohérent et une gestion du personnel adaptée aux contraintes de production.

Pour les PME industrielles, les équipes CNC et les ateliers de sous-traitance, le choix d’un logiciel de gestion du personnel peut impacter :

• la maîtrise des heures supplémentaires
• l’efficacité du travail
• la gestion de la charge de travail
• la fiabilité du planning des horaires de travail
• la productivité globale

Dans ce contexte, deux solutions sont souvent comparées : When I Work et Deputy.

Cette analyse détaillée vous aide à choisir l’outil le plus adapté à votre organisation du personnel en environnement industriel.

TL;DR

• ✅ When I Work : idéal pour une mise en place rapide du planning des salariés, interface simple, adoption rapide en PME industrielle.
• ✅ Deputy : plus adapté aux environnements avec règles complexes (heures supplémentaires, primes, conventions collectives).
• 🎯 Recommandation : pilotez la solution sur une ligne ou un atelier pendant 30–60 jours et mesurez la réduction des heures supplémentaires (objectif 10–25 %) et l’amélioration de la gestion de la charge de travail.

Pourquoi un logiciel de gestion du personnel est stratégique en atelier industriel ?

Dans une usine ou un atelier CNC, le planning des employés influence directement :

• le taux d’occupation machine
• la fluidité des changements d’équipe
• la gestion des absences
• la couverture des compétences critiques
• la réduction des goulots d’étranglement

Une mauvaise planification du personnel entraîne :

• surcharges ponctuelles
• sous-utilisation d’équipements
• augmentation des coûts salariaux
• perte d’efficacité du travail

Un bon logiciel de gestion du personnel permet :

• un tableau des effectifs clair
• un calcul de la charge de travail précis
• une planification des ressources humaines alignée avec la production
• une réduction des erreurs de pointage

Quelles différences fondamentales entre When I Work et Deputy ?

🟦 When I Work : simplicité et rapidité

When I Work est conçu pour :

• créer rapidement un planning des salariés
• gérer les échanges de poste
• faciliter la communication d’équipe
• centraliser le suivi des horaires de travail

Il convient particulièrement :

• aux ateliers de 5 à 30 salariés
• aux environnements avec règles simples
• aux équipes recherchant une adoption rapide

Avantage principal :
→ Mise en place en 1 à 2 semaines.

Limite :
→ Gestion des règles salariales moins avancée.

🟩 Deputy : précision et contrôle avancé

Deputy est orienté vers :

• la gestion de la charge de travail complexe
• la planification du personnel multi-sites
• les règles avancées d’heures supplémentaires
• le mapping automatique vers la paie

Il est adapté :

• aux environnements multi-équipes
• aux ateliers avec conventions collectives
• aux entreprises avec primes et majorations complexes

Avantage principal :
→ Réduction des erreurs de paie et meilleure conformité.

Limite :
→ Paramétrage plus long.

Comparatif synthétique : When I Work vs Deputy

Critère	When I Work	Deputy
Planning des salariés	Rapide et intuitif	Très structuré et configurable
Gestion des effectifs	Basique	Avancée
Gestion de la charge de travail	Simple	Optimisée
Heures supplémentaires	Règles simples	Règles complexes et automatisées
Logiciel de gestion de temps de travail	Inclus	Inclus + options biométriques
Adapté atelier CNC	PME simple	PME structurée / multi-sites
Temps de déploiement	1–2 semaines	3–6 semaines
Coût	Plus économique	Plus modulable

Comment ces outils améliorent-ils l’organisation du travail en atelier ?

1️⃣ Visibilité en temps réel du planning du personnel

Un tableau charge de travail clair permet :

• d’anticiper les sous-effectifs
• d’éviter les conflits d’horaires
• de mieux répartir les compétences

2️⃣ Réduction des heures supplémentaires

En planifiant mieux les ressources :

• baisse possible de 10 à 25 % des heures supplémentaires
• meilleure gestion des pics d’activité

3️⃣ Meilleure efficacité du travail

Un planning tache quotidienne structuré permet :

• moins d’interruptions
• moins d’erreurs de coordination
• meilleure organisation du personnel

Comment calculer la charge de travail en production ?

Un indicateur clé :

Capacité équipe = (Nombre salariés × heures disponibles)– absences– temps non productif

Exemple :

10 salariés × 8 h = 80 h
– 5 h absences
– 10 h réunions / pauses

👉 Capacité réelle : 65 h productives

Un logiciel gestion planning du personnel permet d’automatiser ce calcul.

Intégration avec ERP et systèmes industriels

Pour une planification du personnel réellement industrielle, l’outil doit pouvoir :

• exporter les données vers la paie
• synchroniser avec ERP
• transmettre les heures vers MES
• suivre la gestion des effectifs en temps réel

Pour approfondir l’intégration avec les systèmes de production, voir notre Guide MES : https://www.jitbase.com/fr/blog/guide-définitif-sur-les-systèmes-dexécution-de-la-fabrication-mes-1

Quel ROI attendre ?

Exemple PME de 25 opérateurs :

• 15 h d’heures supplémentaires / semaine à 30 €
  → 450 € / semaine
  → 23 400 € / an

Si réduction de 15 % :

→ économie ≈ 3 500 € / an

Ajoutez :

• réduction des erreurs de paie
• gain de temps administratif
• meilleure productivité

Payback typique : 6 à 12 mois.

Quelle solution choisir selon votre profil ?

Choisissez When I Work si :

• vous êtes une PME industrielle
• vos règles salariales sont simples
• vous cherchez un déploiement rapide
• vous priorisez la simplicité

Choisissez Deputy si :

• vous gérez des conventions complexes
• vous avez plusieurs sites
• vous avez besoin d’un contrôle fin des heures
• vous souhaitez automatiser fortement la paie

FOIRE AUX QUESTIONS

Quel est le meilleur logiciel de gestion du personnel pour une PME industrielle ?

Pour une PME avec organisation simple, When I Work offre un excellent rapport simplicité / efficacité.
Pour une entreprise plus structurée avec règles avancées, Deputy est plus robuste.

Peut-on gérer la charge de travail en atelier avec ces outils ?

Oui. Les deux permettent :

• le calcul charge de travail
• le suivi du planning des horaires de travail
• l’optimisation des effectifs

Deputy est plus précis pour les règles complexes.

Ces logiciels remplacent-ils Excel ?

Oui, dans la majorité des cas.
Ils évitent :

• erreurs de version
• conflits d’horaires
• ressaisies manuelles

Quel est le délai de mise en place ?

• When I Work : 1–2 semaines
• Deputy : 3–6 semaines selon complexité

Est-ce adapté à un atelier CNC ?

Oui, à condition de :

• structurer les compétences
• définir les rôles
• intégrer les données avec ERP/MES si nécessaire

Conclusion : une décision stratégique pour l’efficacité du travail

Le choix entre When I Work et Deputy n’est pas uniquement une décision RH.

C’est une décision stratégique d’organisation du travail, de gestion des effectifs et d’optimisation de la charge de travail en production.

👉 Si votre priorité est la rapidité et la simplicité : When I Work.
👉 Si votre priorité est la précision et la conformité avancée : Deputy.

Dans tous les cas :

Testez.
Mesurez.
Optimisez.

La planification du personnel est un levier direct d’efficacité industrielle.